Principales fonctions

Remplacement régulier à temps complet.

Lieu de travail
Campus de Rouyn-Noranda.

Nom du supérieur immédiat
Mme Julie Tremblay, registraire.

Principales fonctions
Cette personne accomplit un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés aux services pédagogiques.

Plus particulièrement, cette personne assurera les fonctions suivantes :

• Accueillir, orienter et informer les usagers se présentant aux services pédagogiques/registrariat dans un souci de service à la clientèle. Analyser les demandes reçues par MIO et courriels et s’assurer d’y répondre de manière adéquate ;
• Apporter un soutien administratif (tenir l’agenda, réviser des documents) à la registraire ainsi qu’à l’équipe des aides pédagogiques individuels du campus ;
• Assurer la conformité, le classement et le respect de la confidentialité des renseignements contenus aux dossiers des étudiants selon les règles en vigueur ;
• Entrer des données dans les dossiers étudiants dans le système CLARA ;
• Documenter et tenir à jour des fichiers, compiler des statistiques, dresser des tableaux et des graphiques et produire des bilans en lien avec les dossiers scolaires étudiants tels que : le registre de la réussite scolaire, les situations d’échecs, les litiges pédagogiques et révisions de notes, etc. ;
• Participer au processus de facturation en lien avec les inscriptions. Recevoir et traiter les paiements ;
• Effectuer le suivi de la confirmation de la fréquentation scolaire des étudiantes et étudiants ;
• Agir à titre de responsable de l’ensemble des opérations relatives aux tests de classement en anglais et en espagnol ;
• Assurer la diffusion des communications internes du service sur différentes plateformes, par exemple Omnivox et le Hub-Info (intranet) ;
• Assurer la logistique du traitement des diplômes (réception, encartage, envoi et distribution) ;
• Au besoin, effectuer toute autre tâche connexe.

Qualifications
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou tout autre diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir au moins une (1) année d’expérience pertinente.

Exigences particulières :

• Avoir une très bonne maîtrise des outils informatiques de la suite Microsoft Office tels que Outlook, Word, Excel, Teams, etc. ;
• Avoir de l’aisance pour le service à la clientèle, les relations interpersonnelles et le travail d’équipe ;
• Démontrer de la rigueur et être méthodique dans son travail ;
• Avoir un souci pour le respect de la confidentialité dans le traitement des dossiers ;
• Posséder une excellente maîtrise du français écrit (un test pratique vérifiera les connaissances).

Conditions de travail
Horaire de travail : 35 heures par semaine selon les besoins et horaires du service
Salaire : En vertu de la convention collective du personnel de soutien, le traitement rattaché à ce poste se situe, selon l’expérience et la formation, entre 24,36 $ et 27,24 $ l’heure.
Durée du remplacement : Dès que possible, selon les disponibilités de la personne retenue jusqu’au plus tard le 19 décembre 2025.

Date d’affichage : 29 août 2024

Postuler
Votre curriculum vitae, accompagné des documents attestant de votre formation (photocopies de diplômes et de relevés de notes) doivent être acheminés sur notre site web : www.cegepat.qc.ca/travailler LE OU AVANT LE 12 SEPTEMBRE 2024 À 16 H, choisir le poste désiré et cliquer sur Postuler.

Seules les candidatures retenues pour fin d’entrevue de sélection seront contactées. Nous remercions à l’avance les candidats et candidates qui auront postulé. Le Cégep de l’Abitibi-Témiscamingue adhère à un programme d’accès à l’égalité et encourage les personnes qualifiées, femmes et hommes, membres de minorités visibles et ethniques, Autochtones et personnes handicapées, à soumettre leur candidature. Vous pouvez, si vous le désirez, indiquer votre appartenance à l’un des groupes précités.